Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird häufig mit digitaler Ablage gleichgesetzt. Tatsächlich steckt deutlich mehr dahinter.
Unternehmen verwalten heute Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Personalunterlagen oder technische Dokumentationen digital. Entscheidend ist dabei, dass Dokumente gespeichert werden und dass sie jederzeit nachvollziehbar, revisionssicher und schnell auffindbar bleiben.
Besonders spannend werden individuelle Anforderungen.
So können wir beispielsweise eine Archivierungslösung für besondere Anforderungen und Bedürfnisse entwickeln, mit der spezielle Dokumente automatisiert archiviert und langfristig gespeichert werden können. Die Anforderungen entstehen direkt aus den Geschäftsprozessen des Unternehmens. Gemeinsam wurde eine Systematik entwickelt, die genau zu diesen Abläufen passt und gleichzeitig eine revisionssichere Archivierung ermöglicht.
Darin liegt häufig der eigentliche Mehrwert eines Dokumentenmanagementsystems. Es geht darum ein DMS so einzuführen, dass sie die Prozesse des Unternehmens optimal unterstützt. Ein gutes DMS wächst deshalb mit den Anforderungen eines Unternehmens und bildet dessen Arbeitsweise ab, anstatt umgekehrt neue Arbeitsabläufe zu erzwingen.
Wie unterstützt esacom Sie dabei?
Auf folgender Grundlage entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, die zu Ihren Arbeitsprozessen passt. Wir fragen, wie arbeiten Ihre Mitarbeitenden heute und welche Abläufe möchten Sie zukünftig vereinfachen? So begleiten wir die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, integrieren es in bestehende Anwendungen und entwickeln bei Bedarf individuelle Archivierungs- und Workflowkonzepte.
Auch spezielle Anforderungen, wie beispielsweise die revisionssichere Archivierung großer Mengen an Kassenbons oder die Integration in vorhandene ERP-Systeme, setzen wir gemeinsam mit unseren Kunden um.