In einer Welt, in der gesetzliche Vorgaben und digitale Prozesse immer enger miteinander verknüpft sind, ist die revisionssichere Archivierung von Kassenbons längst kein Randthema mehr. Unternehmen aus Handel, Gastronomie und Produktion stehen vor der Herausforderung, ihre Belegdaten nicht nur zu speichern, sondern sie vollständig, unveränderbar, jederzeit abrufbar und gesetzeskonform vorzuhalten.
Genau hier kommt esacom ins Spiel.
Warum revisionssichere Kassenbonarchivierung so wichtig ist
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die GoBD schreiben vor, dass digitale Belege so gespeichert werden müssen, dass sie:
- vollständig erfasst,
- unveränderbar archiviert,
- jederzeit lesbar,
- und über Jahre hinweg abrufbar sind.
Ein einfaches Speichern auf einem Server oder in der Cloud reicht nicht. Es braucht ein technisch und organisatorisch abgesichertes Verfahren, das alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Die Herausforderung: Viele Kassensysteme – viele Formate
In der Praxis nutzen Unternehmen oft unterschiedliche Kassensysteme – jedes mit eigener Software und eigenen Datenstrukturen. Diese Systeme liefern in der Regel XML-Dateien als digitale Belegbasis.
Das Problem: Jedes XML sieht anders aus.
Daraus ergeben sich gleich mehrere Aufgaben:
- Die unterschiedlichen Daten müssen zentral zusammengeführt werden.
- Die Daten müssen angereichert werden – etwa um Zusatzinformationen zu Umsatz, Filialstandort oder Transaktionsdetails.
- Die Belege müssen revisionssicher archiviert werden, sodass sie über Jahre hinweg unverändert und jederzeit abrufbar bleiben.
Wie esacom Kassenbonarchivierung umsetzt
Mit unserem eigenen Rechenzentrum und langjähriger Erfahrung im Produktions- und Handelsumfeld bieten wir eine maßgeschneiderte, skalierbare Lösung für die Kassenbonarchivierung.
Unser Prozess:
- Zentrale Datensammlung
- Anbindung verschiedenster Kassensysteme
- Automatische Übernahme der XML-Daten in eine zentrale Plattform
- Datenanreicherung
- Ergänzung nach individuellen Kundenanforderungen
- Direkte Auswertungen zu Umsätzen, Transaktionen oder Filialen möglich
- PDF-Erstellung
- Aus den XML-Daten generieren wir übersichtliche, lesbare PDFs
- Ergänzung von Barcodes oder QR-Codes für einfache Zuordnung und schnelle Suche
- Regelbasierte Archivierung
- Automatisierte Ablage im revisionssicheren Archiv
- Speicherung nach GoBD-Standards
- Spezialanforderungen international
- Für arabische Länder: XML-Daten werden direkt im visuellen Kassenbon eingebettet – ohne Trennung oder Datenverlust
Unsere Leistungsbilanz
Mit über 95 Millionen sicher verarbeiteten Belegen wissen wir genau, worauf es ankommt – ob für eine einzelne Filiale oder für ein internationales Filialnetz. Unsere Systeme sind auf Datensicherheit, Skalierbarkeit und Effizienz ausgelegt.
Warum esacom der perfekte Partner ist
- Eigene IT-Infrastruktur: Betrieb im eigenen Rechenzentrum – volle Kontrolle über Sicherheit und Verfügbarkeit
- Erfahrung im Produktionsgewerbe: Wir verstehen die Anforderungen von Fertigungs- und Handelsprozessen
- Flexible Datenanreicherung: Individuelle Reports und Zusatzinfos nach Kundenwunsch
- Internationale Kompetenz: Umsetzung länderspezifischer Vorgaben – z. B. Einbettung von XML in den visuellen Bon
- Hohe Verlässlichkeit: Über 95 Mio Belege ohne Datenverlust oder rechtliche Beanstandungen
Fazit:
Revisionssichere Kassenbonarchivierung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein entscheidender Baustein für effiziente und sichere Geschäftsprozesse. Mit esacom haben Sie einen Partner an Ihrer Seite, der Technik, Erfahrung und Branchenverständnis vereint – und dafür sorgt, dass Ihre Belegdaten rechtssicher, jederzeit verfügbar und zukunftssicher sind.