Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Rechnungsformat
Viele Unternehmen beschäftigen sich aktuell mit der Frage, welches Rechnungsformat sie künftig verwenden müssen.
ZUGFeRD? XRechnung? XML? EDI?
Diese Fragen sind wichtig. Für Unternehmen liegt die größere Chance jedoch in der Betrachtung des gesamten Rechnungsprozesses.
Denn eine Rechnung entsteht nicht isoliert.
Vor ihr stehen häufig Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und Wareneingang. Anschließend folgen Rechnungsprüfung, Freigabe, Buchung, Zahlung und Archivierung.
Wer bei der E-Rechnung ausschließlich das Dateiformat betrachtet, lässt deshalb einen großen Teil des Potenzials ungenutzt.
Was sich 2027 bei der E-Rechnung verändert
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine E-Rechnung besteht dabei aus einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht.
Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Auch bestimmte EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung noch nicht erfüllen, können übergangsweise bis Ende 2027 verwendet werden.
Damit wird 2027 für viele Unternehmen zu einem wichtigen Zeitpunkt für die technische und organisatorische Umsetzung.
Warum der Rechnungseingang allein zu kurz gedacht ist
Eine E-Rechnung kann technisch empfangen werden.
Damit ist allerdings noch nicht geklärt, wie sie im Unternehmen verarbeitet wird.
In der Praxis entstehen Fragen wie:
- Wo geht die Rechnung ein?
- Wie wird sie dem richtigen Vorgang zugeordnet?
- Wie wird sie geprüft?
- Wer gibt sie frei?
- Wie gelangen die Daten in das ERP-System?
- Wie werden Abweichungen erkannt?
- Wo wird die Rechnung archiviert?
- Wie können Mitarbeitende sie später wiederfinden?
Genau an diesen Stellen entscheidet sich, ob die E-Rechnung lediglich eine neue Pflicht erfüllt oder tatsächlich Prozesse verbessert.
Wie sieht ein sinnvoller digitaler Rechnungsprozess aus?
Ein möglicher Prozess beginnt bereits vor der eigentlichen Rechnung:
Bestellung → Auftragsbestätigung → Lieferung → Rechnung → Prüfung → Freigabe → Buchung → Archivierung
Je besser die einzelnen Schritte miteinander verbunden sind, desto weniger manuelle Arbeit entsteht.
Informationen aus einer Bestellung können beispielsweise mit Rechnungsdaten abgeglichen werden. Lieferinformationen können bei der Prüfung berücksichtigt werden. Nach der Verarbeitung kann die Rechnung automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet und archiviert werden.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess.
Warum strukturierte Rechnungsdaten so wertvoll sind
Der große Vorteil einer E-Rechnung liegt in ihren strukturierten Daten.
Ein PDF muss zunächst gelesen oder ausgelesen werden. Strukturierte Rechnungsinformationen können unmittelbar elektronisch verarbeitet werden.
Dadurch lassen sich beispielsweise folgende Informationen automatisiert übernehmen:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Lieferant
- Bestellnummer
- Positionen
- Beträge
- Steuerinformationen
- Zahlungsbedingungen
Diese Struktur schafft die Grundlage für Automatisierung.
Was Unternehmen durch einen durchgängigen Rechnungsprozess gewinnen
Mehr Geschwindigkeit
Rechnungen können schneller verarbeitet und weitergeleitet werden.
Weniger manuelle Arbeit
Informationen müssen seltener von Hand übertragen werden.
Mehr Kontrolle
Unternehmen können den Bearbeitungsstatus einer Rechnung nachvollziehen.
Weniger Fehler
Automatisierte Datenübernahme reduziert Übertragungsfehler.
Mehr Verlässlichkeit
Freigaben und Verantwortlichkeiten können klar definiert werden.
Mehr Transparenz
Bestellung, Lieferung und Rechnung können miteinander verbunden werden.
Mehr Zukunftsfähigkeit
Strukturierte Daten schaffen zusätzliche Möglichkeiten für Automatisierung und KI.
Welche Rolle EDI bei der E-Rechnung spielt
Für Unternehmen mit vielen Geschäftspartnern ist EDI bereits seit Jahren ein wichtiger Bestandteil des elektronischen Datenaustauschs.
Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen können strukturiert zwischen Unternehmen übertragen werden.
Damit besitzt EDI einen entscheidenden Vorteil:
Die Rechnung kann in einen bereits digitalisierten Geschäftsprozess eingebettet werden.
Besonders im Handel, in der Logistik und in der Industrie ist deshalb die Frage wichtig, wie bestehende EDI-Prozesse mit den Anforderungen der E-Rechnung zusammenspielen.
Die Übergangsregelungen berücksichtigen bestehende EDI-Verfahren ausdrücklich. Gleichzeitig sollten Unternehmen prüfen, ob die von ihnen eingesetzten Formate und Prozesse die langfristigen Anforderungen erfüllen.
Warum DMS und Archivierung dazugehören
Nach der Verarbeitung endet der Lebenszyklus einer Rechnung nicht.
Unternehmen müssen Rechnungen nachvollziehbar aufbewahren und später wiederfinden können.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann Rechnungen mit weiteren Informationen verbinden:
- Bestellung
- Auftragsbestätigung
- Lieferschein
- Vertrag
- Freigaben
- Korrespondenz
Dadurch entsteht eine vollständige Dokumentation des Geschäftsvorgangs.
Mitarbeitende müssen Informationen nicht mehr aus unterschiedlichen Ablagen zusammensuchen und erhalten einen besseren Überblick über den gesamten Prozess.
Warum Unternehmen ihre Schnittstellen jetzt prüfen sollten
Die E-Rechnung betrifft häufig mehrere Systeme gleichzeitig.
Dazu können gehören:
- ERP
- Finanzbuchhaltung
- EDI
- DMS
- Archiv
- Workflow-Systeme
- Lieferantenportale
Deshalb sollte die Einführung nicht ausschließlich aus Sicht eines einzelnen Systems geplant werden.
Die wichtigere Frage lautet:
Wie soll eine Rechnung künftig durch unser Unternehmen laufen?
Erst danach sollte entschieden werden, welche Schnittstellen, Formate und Systeme dafür benötigt werden.
Wie esacom Unternehmen bei der E-Rechnung unterstützt
esacom unterstützt Unternehmen bereits heute bei digitalen Geschäftsprozessen zwischen ERP, EDI, Dokumentenmanagement und Archivierung.
Bei der Umsetzung der E-Rechnung können verschiedene Bereiche miteinander verbunden werden:
- Analyse bestehender Rechnungsprozesse
- EDI und elektronischer Datenaustausch
- Integration in ERP-Systeme
- Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten
- Dokumentenmanagement
- revisionssichere Archivierung
- Datenanreicherung
- Dokumentengenerierung
- Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen
- Monitoring der Prozesse
Damit lässt sich die E-Rechnung als Teil eines durchgängigen digitalen Geschäftsprozesses betrachten.
Für Unternehmen entsteht daraus ein konkreter Mehrwert: Rechnungen werden schneller verarbeitet, Informationen stehen strukturierter zur Verfügung und manuelle Tätigkeiten können reduziert werden.